Notă de Informare KVKK

1. Identitatea Operatorului de Date

Prezenta Notă de Informare a fost elaborată de Fil Ofis Mobilyaları Ticaret Limited Şirketi ("Societatea", "noi"), în calitate de operator de date, prin intermediul site-ului web cu adresa https://filofis.com/ ("Site"), în scopul informării persoanelor vizate cu privire la datele cu caracter personal prelucrate, în conformitate cu art. 10 al Legii nr. 6698 privind Protecția Datelor cu Caracter Personal ("KVKK" sau "Legea") și cu Comunicatul privind Procedurile și Principiile aplicabile Îndeplinirii Obligației de Informare, publicat în Monitorul Oficial.

Datele de identificare și de contact ale operatorului de date în sensul Legii sunt următoarele:

• Denumire: Fil Ofis Mobilyaları Ticaret Limited Şirketi
• Adresă: Tatlısu Mah. Arif Ay Sk. No: 9-13BA Ümraniye/İstanbul
• Administrația Fiscală / Cod Fiscal: Alemdağ — 3871423795
• Telefon: +90 (216) 420 40 30
• E-mail: [email protected]
• Site web: https://filofis.com/

2. Domeniu de Aplicare și Definiții

Site-ul reprezintă o platformă de TIP CATALOG și OFERTARE în domeniul mobilierului de birou. Pe Site NU SE EFECTUEAZĂ VÂNZĂRI ONLINE și NU SE PROCESEAZĂ PLĂȚI ONLINE; nu se solicită și nu se colectează date de card bancar, de card de credit sau alte date de plată similare. Produsele sunt prezentate prin intermediul fluxului de contact "Solicită Ofertă" / WhatsApp. Din acest motiv, prezenta notă nu conține dispoziții referitoare la vânzarea la distanță, dreptul de retragere, returnare și procese de plată.

Principalele definiții utilizate în prezenta notă sunt:

• Date cu caracter personal: Orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.
• Prelucrarea datelor cu caracter personal: Orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automate sau neautomate, inclusiv ca parte a unui sistem de înregistrare a datelor, cum ar fi colectarea, înregistrarea, stocarea, conservarea, modificarea, dezvăluirea, transferul, clasificarea sau blocarea utilizării.
• Persoana vizată: Persoana fizică ale cărei date cu caracter personal sunt prelucrate (vizitator al Site-ului, solicitant de ofertă, reprezentant corporativ, partener/afiliat etc.).
• Operator de date: Fil Ofis Mobilyaları Ticaret Limited Şirketi, care determină scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal și este responsabil de înființarea și gestionarea sistemului de înregistrare a datelor.
• Persoana împuternicită de operator: Persoana fizică sau juridică care prelucrează date cu caracter personal în numele operatorului, pe baza autorizației acordate de acesta.
• Consimțământ explicit: Consimțământul exprimat liber, în cunoștință de cauză, cu privire la un subiect determinat.

3. Datele cu Caracter Personal Prelucrate, Metodele de Colectare și Temeiurile Juridice

Societatea noastră prelucrează următoarele categorii de date cu caracter personal prin intermediul Site-ului și al canalelor de comunicare. În conformitate cu art. 10 KVKK, pentru fiecare categorie de date sunt indicate atât METODA DE COLECTARE, cât și TEMEIUL JURIDIC invocat. Datele sunt obținute direct de la dumneavoastră (prin mijloace neautomate) prin formulare web, telefon, WhatsApp și e-mail, sau automat, prin instrumente precum cookie-uri, etichete (pixeli) și jurnalele de server, în cursul utilizării Site-ului.

• Formularul de Ofertă (Nume-prenume, telefon, e-mail, firmă [opțional], subiect, conținut mesaj): Colectate direct de la dumneavoastră (prin mijloace neautomate) prin formular web; se întemeiază pe temeiul juridic al încheierii/executării contractului direct legat de desfășurarea procesului de ofertare (art. 5/2-c KVKK).
• Formularul de Ofertă Corporativă (Brief) (Numele firmei, numele și prenumele reprezentantului, funcția/rolul, e-mail, telefon, detalii privind necesarul/proiectul): Colectate direct de la dumneavoastră (prin mijloace neautomate) prin formular web; se întemeiază pe temeiul juridic al încheierii/executării contractului (art. 5/2-c KVKK).
• Panoul Partenerilor (Afiliat – Imobiliari/Marketing) (Nume, e-mail, parolă cont [nu este stocată în text clar; este stocată sub formă de hash printr-o metodă puternică, sărată și unidirecțională de tip hash], înregistrări de comisioane/vânzări): Colectate direct de la dumneavoastră (prin mijloace neautomate) prin panou; se întemeiază pe temeiul juridic al încheierii/executării contractului (art. 5/2-c KVKK) și al îndeplinirii obligației legale (art. 5/2-ç KVKK).
• Date Colectate Automat (Adresă IP, informații despre browser și dispozitiv, date de sesiune, jurnalele serverului): Colectate automat (prin jurnalele serverului, cookie-uri obligatorii) în cursul utilizării Site-ului; se întemeiază pe temeiul juridic al interesului legitim al operatorului (art. 5/2-f KVKK) și al îndeplinirii obligației legale (art. 5/2-ç KVKK).
• Date Analitice și de Marketing (date privind cookie-urile/dispozitivul obținute prin cookie-uri analitice/publicitare și etichete): Colectate automat în cursul utilizării Site-ului, numai dacă ați acordat consimțământul dumneavoastră; se întemeiază pe temeiul juridic al consimțământului explicit (art. 5/1 KVKK).
• Canale de Comunicare (Date de identificare și de contact, precum și conținuturile mesajelor transmise prin telefon, WhatsApp și e-mail): Colectate direct de la dumneavoastră (prin mijloace neautomate); se întemeiază, în funcție de natura solicitării, pe temeiul juridic al încheierii/executării contractului (art. 5/2-c KVKK) sau al interesului legitim al operatorului (art. 5/2-f KVKK).
• Recenzii Google (textul recenziei publicate public, evaluarea și numele-prenumele abreviat): Recenziile pe care le-ați publicat public despre afacerea noastră pe Profilul de Afaceri Google pot fi afișate pe site-ul nostru cu indicarea sursei și cu numele-prenumele abreviat; puteți solicita oricând eliminarea acestora. Se întemeiază pe temeiul juridic al faptului că datele au fost făcute publice de către persoana vizată (art. 5/2-d KVKK).

4. Scopurile Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

Datele dumneavoastră cu caracter personal menționate mai sus sunt prelucrate în următoarele scopuri:

• Desfășurarea procesului de catalog și ofertare pentru mobilier de birou, evaluarea solicitărilor dumneavoastră și elaborarea ofertelor;
• Primirea și soluționarea solicitărilor, întrebărilor, sugestiilor și reclamațiilor dumneavoastră; menținerea comunicării cu dumneavoastră;
• Crearea și administrarea conturilor în panoul de parteneri (afiliat), precum și calculul și urmărirea înregistrărilor de comisioane/vânzări;
• Asigurarea securității Site-ului, sistemelor și datelor; prevenirea fraudelor, abuzurilor și activităților nedorite (spam);
• Îndeplinirea obligațiilor legale care decurg din legislația aplicabilă și satisfacerea solicitărilor autorităților și instituțiilor competente;
• Dacă ați acordat consimțământul dumneavoastră explicit: analiza traficului pe site (analitice), desfășurarea și măsurarea activităților de publicitate și marketing.

5. Temeiurile Juridice ale Prelucrării (art. 5 KVKK)

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate pe baza temeiurilor juridice prevăzute la art. 5 din KVKK. Corelarea dintre fiecare scop de prelucrare și temeiul juridic corespunzător este prezentată în tabelul de mai jos. În cazul prelucrărilor care se întemeiază pe mai multe temeiuri juridice, temeiul PRINCIPAL (prioritar) este indicat primul.

6. Transferul Datelor cu Caracter Personal (Persoane Împuternicite și Destinatari Interni)

Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate grupurilor de destinatari de mai jos, în mod limitat la scopurile menționate în prezenta notă și în conformitate cu condițiile prevăzute la art. 8 și 9 din KVKK. Societatea noastră încheie acorduri cuprinzând obligații de confidențialitate și securitate a datelor cu furnizorii care acționează în calitate de persoane împuternicite de operator.

• Furnizor de servicii de livrare e-mail (Resend): În scopul transmiterii e-mailurilor de formular și notificare;
• Furnizor de hosting (găzduire) și infrastructură: În scopul găzduirii și prezentării tehnice a Site-ului și datelor;
• Numai dacă ați acordat consimțământul dumneavoastră explicit: Google (Analytics 4, Google Ads, AdSense – prin Google Consent Mode v2), Meta Platforms (Facebook/Instagram Pixel și Conversions API la nivel de server) și TikTok (Pixel) – în scopuri analitice, publicitare și de măsurare;
• Partenerul (afiliatul) al cărui cod este utilizat: Atunci când introduceți un cod de partener valid într-un formular de ofertă (coșul de ofertă sau formularul de ofertă corporativă), DOAR forma mascată a numelui dumneavoastră complet (prima literă a fiecărui cuvânt vizibilă, restul ascuns) și lista produselor/categoriilor ofertate sunt afișate proprietarului codului în panoul său de partener, în scopul urmăririi comisionului și a relației de parteneriat (interes legitim conform art. 5/2(f) KVKK). Numărul de telefon, adresa de e-mail, numele firmei, mesajul și datele de localizare NU sunt NICIODATĂ afișate partenerului,
• Instituții și autorități publice competente, autorități judiciare/administrative: Exclusiv în cazul în care este impus de o obligație legală prevăzută de legislația aplicabilă.

7. Transferul Datelor cu Caracter Personal în Afara Țării (art. 9 KVKK)

Deoarece unii dintre furnizorii de servicii menționați mai sus (de exemplu Resend, Google, Meta și TikTok) sunt stabiliți în afara Turciei, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate în străinătate în cadrul utilizării acestor servicii. Transferul în afara țării se realizează în conformitate cu structura graduală prevăzută la art. 9 din KVKK, astfel cum a fost modificat prin Legea nr. 7499.

Astfel, transferul se întemeiază, în ordine, pe următoarele principii: 1) în primul rând, existența unei decizii de adecvare emise de Consiliul pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (Kişisel Verileri Koruma Kurulu) cu privire la țara, sectorul sau organizația internațională vizată; 2) în lipsa unei decizii de adecvare, asigurarea de garanții adecvate de către părți (cum ar fi clauze contractuale standard sau reguli corporative obligatorii); 3) în lipsa și a acestora, existența cazurilor excepționale/accidentale enumerate la art. 9 din Lege.

Transferurile în scopuri analitice și de marketing, care fac obiectul consimțământului explicit, se efectuează numai dacă ați acordat consimțământul dumneavoastră explicit și dacă sunt îndeplinite condițiile de transfer în afara țării menționate mai sus. Vă puteți retrage consimțământul explicit în orice moment.

8. Cookie-uri și Gestionarea Consimțământului Explicit

Site-ul utilizează un banner de consimțământ pentru cookie-uri conform KVKK și o infrastructură Google Consent Mode v2. Cookie-urile OBLIGATORII, necesare din punct de vedere tehnic pentru funcționarea Site-ului, nu fac obiectul consimțământului explicit și nu necesită acordul dumneavoastră.

În schimb, cookie-urile cu scop ANALITIC și DE MARKETING nu sunt activate și nu se colectează niciun fel de date în aceste scopuri fără consimțământul dumneavoastră explicit. Vă puteți gestiona preferințele privind cookie-urile prin intermediul bannerului și vă puteți retrage consimțământul explicit acordat (în temeiul art. 5/1 KVKK) în orice moment.

Pentru informații detaliate privind categoriile de cookie-uri și scopurile de utilizare, puteți consulta Politica privind Cookie-urile publicată la adresa https://filofis.com/.

9. Durata Stocării Datelor cu Caracter Personal

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt păstrate pe durata prevăzută de legislația aplicabilă, pe durata necesară scopului prelucrării și atât timp cât există un temei juridic legitim pentru stocarea acestora.

La expirarea perioadei de stocare sau la încetarea scopului prelucrării, datele dumneavoastră cu caracter personal sunt șterse, distruse sau anonimizate în conformitate cu politica de stocare și distrugere a Societății noastre.

10. Măsuri privind Securitatea Datelor

Societatea noastră ia măsurile tehnice și administrative necesare pentru a asigura un nivel adecvat de securitate, în vederea prevenirii prelucrării ilegale a datelor cu caracter personal, a accesului neautorizat la date și pentru a asigura protecția datelor.

În acest context, se aplică principiile de autorizare a accesului, protecție anti-bot/spam la nivel de server (honeypot, limitarea ratei și verificare invizibilă proof-of-work), măsuri de securitate a serverelor și rețelelor, precum și principiile de minimizare a datelor. Parolele din panoul de parteneri (afiliat) nu sunt stocate niciodată în text clar; acestea sunt stocate sub formă de hash ireversibil printr-o metodă puternică, sărată și unidirecțională de tip hash.

11. Drepturile Persoanei Vizate (art. 11 KVKK)

În temeiul art. 11 din KVKK, aveți următoarele drepturi față de Societatea noastră, în calitate de operator de date, prin adresarea unei cereri:

• Dreptul de a afla dacă datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate;
• Dreptul de a solicita informații cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, dacă acestea sunt prelucrate;
• Dreptul de a cunoaște scopul prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal și dacă acestea sunt utilizate în conformitate cu scopul respectiv;
• Dreptul de a cunoaște terții cărora le-au fost transferate datele dumneavoastră cu caracter personal, în țară sau în străinătate;
• Dreptul de a solicita rectificarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în cazul în care sunt prelucrate în mod incomplet sau incorect;
• Dreptul de a solicita ștergerea sau distrugerea datelor dumneavoastră cu caracter personal în condițiile prevăzute la art. 7 din KVKK;
• Dreptul de a solicita notificarea terților cărora le-au fost transferate datele dumneavoastră cu caracter personal cu privire la operațiunile de rectificare, ștergere sau distrugere;
• Dreptul de a contesta producerea unui rezultat defavorabil dumneavoastră prin analiza exclusivă a datelor prelucrate prin sisteme automate;
• Dreptul de a solicita repararea prejudiciului suferit ca urmare a prelucrării ilegale a datelor dumneavoastră cu caracter personal.

12. Exercitarea Drepturilor și Procedura de Cerere

Cererile dumneavoastră referitoare la drepturile enumerate mai sus pot fi transmise Societății noastre prin următoarele modalități, în conformitate cu Comunicatul privind Procedurile și Principiile aplicabile Cererilor adresate Operatorului de Date, publicat în Monitorul Oficial nr. 30356 din 10.03.2018:

• Prin petitie scrisă cu semnătură olografă, depusă personal sau trimisă prin poștă la adresa Tatlısu Mah. Arif Ay Sk. No: 9-13BA Ümraniye/İstanbul;
• Prin utilizarea adresei de poștă electronică înregistrată (KEP), a semnăturii electronice securizate sau a semnăturii mobile;
• Prin transmiterea unei cereri la adresa de e-mail [email protected], utilizând adresa de e-mail pe care ați comunicat-o anterior Societății noastre și care este înregistrată în sistemul nostru.

Cererea trebuie să conțină în mod obligatoriu: numele și prenumele și, dacă cererea este în scris, semnătura; codul numeric personal al cetățenilor turci (pentru cetățenii străini: informații despre pașaport/cetățenie); adresa de domiciliu sau de sediu pentru notificări; adresa de e-mail pentru notificări, numărul de telefon și de fax, dacă există; precum și obiectul cererii.

Cererea dumneavoastră va fi soluționată cât mai curând posibil și, în orice caz, în cel mult treizeci (30) de zile, în mod gratuit. Cu toate acestea, dacă operațiunea implică un cost suplimentar, poate fi solicitată taxa prevăzută în tariful stabilit de Consiliul pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal.

În cazul în care cererea dumneavoastră este respinsă, răspunsul este considerat insuficient sau nu se răspunde în termenul prevăzut, aveți dreptul de a sesiza Consiliul pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal în termen de treizeci (30) de zile de la data la care ați luat cunoștință de răspuns și, în orice caz, în termen de șaizeci (60) de zile de la data depunerii cererii.

13. Obligația de Informare și Consimțământul Explicit

Prezenta Notă de Informare constituie îndeplinirea obligației de informare impuse în orice caz de art. 10 din KVKK, independent de temeiul prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal (consimțământ explicit sau alte condiții de prelucrare prevăzute de Lege).

Pentru prelucrările care necesită consimțământ explicit, declarația de consimțământ explicit este obținută separat față de prezenta Notă de Informare; informarea nu constituie o condiție prealabilă a consimțământului explicit. Aveți dreptul de a vă retrage în orice moment consimțământul acordat pentru prelucrările bazate pe consimțământ explicit.

Secțiune Suplimentară — Informare privind Calitatea de Membru al Panoului de Parteneri (Partener de Marketing)

Această informare suplimentară se aplică persoanelor fizice care se înregistrează ca membri ai Panoului de Parteneri (partener de marketing / program de afiliere) pe Site-ul nostru.

Date cu caracter personal prelucrate: nume și prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, parolă (niciodată în text simplu; stocată doar ca hash unidirecțional cu salt), cod de partener, rată de comision și evidențe de sold/tranzacții, împreună cu marcajele temporale ale operațiunilor de membru și de consimțământ și înregistrările de securitate (inclusiv adresa IP). Linkurile de verificare a e-mailului și codurile de autentificare de unică folosință (OTP) sunt de asemenea prelucrate în scopul securității calității de membru și a autentificării.

Scopuri și temeiuri juridice: Stabilirea și executarea relației de membru, operarea codului de partener și a conturilor de comision/sold se întemeiază pe art. 5/2(c) din KVKK („prelucrare direct legată de încheierea sau executarea unui contract”); înregistrările de securitate și audit se întemeiază pe interesul legitim conform art. 5/2(f). Aceste date sunt elemente obligatorii ale calității de membru și nu fac obiectul unui consimțământ explicit separat; calitatea de membru este în întregime voluntară.

Prelucrări supuse consimțământului explicit: Trimiterea de mesaje electronice comerciale (e-mail) pentru campanii/anunțuri și adăugarea dumneavoastră în grupul WhatsApp al partenerilor se bazează EXCLUSIV pe CONSIMȚĂMÂNTUL EXPLICIT pe care îl puteți acorda opțional la înregistrare sau ulterior (KVKK art. 5/1; Legea nr. 6563 art. 6). Neacordarea consimțământului nu afectează în niciun fel calitatea dumneavoastră de membru. Vă puteți retrage consimțământul oricând, fără motivare, din secțiunea Preferințe de Comunicare a Panoului de Parteneri sau prin linkul de dezabonare din e-mailurile trimise. Operațiunile de consimțământ și retragere sunt înregistrate cu data și versiunea textului, în scop probatoriu.

Ofertele primite cu codul dumneavoastră (vizibilitatea lead-urilor): Atunci când clienții folosesc codul dumneavoastră de partener într-un formular de ofertă, panoul dumneavoastră afișează DOAR forma mascată a numelui complet al clientului, data ofertei, sursa și lista produselor/categoriilor ofertate (interes legitim conform art. 5/2(f) KVKK; minimizarea datelor). Telefonul, e-mailul, firma și mesajul clientului nu vă sunt afișate. Aceste informații pot fi utilizate exclusiv pentru urmărirea comisionului/parteneriatului; orice altă utilizare sau partajare cu terți este interzisă.

14. Modificarea Notei de Informare

Societatea noastră își rezervă dreptul de a modifica prezenta Notă de Informare în conformitate cu modificările legislative și actualizările proceselor de afaceri. Versiunea actualizată a notei este publicată în permanență la adresa https://filofis.com/.

Data intrării în vigoare / Data actualizării: 5 iulie 2026

Limba de referință

Această traducere în limba română are exclusiv scop informativ. În caz de neconcordanță sau litigiu, prevalează versiunea în limba turcă publicată pe https://filofis.com/.