KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusunun Kimliği

İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK" veya "Kanun") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında, veri sorumlusu sıfatıyla Fil Ofis Mobilyaları Ticaret Limited Şirketi ("Şirket", "biz") tarafından, https://filofis.com/ adresli internet sitesi ("Site") aracılığıyla işlenen kişisel verilerinize ilişkin olarak ilgili kişileri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

Kanun kapsamında veri sorumlusunun kimlik ve iletişim bilgileri aşağıdaki gibidir:

• Ünvan: Fil Ofis Mobilyaları Ticaret Limited Şirketi
• Adres: Tatlısu Mah. Arif Ay Sk. No: 9-13BA Ümraniye/İstanbul
• Vergi Dairesi / Vergi No: Alemdağ VD — 3871423795
• Telefon: +90 (216) 420 40 30
• E-posta: [email protected]
• İnternet Sitesi: https://filofis.com/

2. Kapsam ve Tanımlar

Site, ofis mobilyaları alanında bir KATALOG ve TEKLİF platformudur. Site üzerinden ÇEVRİMİÇİ SATIŞ veya ÖDEME GERÇEKLEŞTİRİLMEZ; kredi kartı, banka kartı veya benzeri ödeme bilgisi talep edilmez ve toplanmaz. Ürünler, ilgili kişilerin "Teklif Al" / WhatsApp akışı üzerinden iletişime geçmesi suretiyle sunulur. Bu nedenle işbu metin, mesafeli satış, cayma hakkı, iade ve ödeme süreçlerine ilişkin hükümler içermez.

İşbu metinde geçen başlıca tanımlar şunlardır:

• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
• Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, açıklanması, aktarılması, sınıflandırılması veya kullanılmasının engellenmesi gibi her türlü işlem.
• İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi (Site ziyaretçisi, teklif talep eden, kurumsal yetkili, iş ortağı/affiliate vb.).
• Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan Fil Ofis Mobilyaları Ticaret Limited Şirketi.
• Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
• Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

3. İşlenen Kişisel Veriler, Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepler

Şirketimiz, Site ve iletişim kanalları aracılığıyla aşağıdaki kişisel veri kategorilerini işlemektedir. KVKK'nın 10. maddesi uyarınca her bir veri kategorisi bakımından TOPLAMA YÖNTEMİ ile DAYANILAN HUKUKİ SEBEP birlikte gösterilmiştir. Veriler; web formları, telefon, WhatsApp ve e-posta yoluyla doğrudan sizden (otomatik olmayan yöntemle) ya da Site'yi kullanmanız sırasında çerez, etiket (pixel) ve sunucu logları gibi araçlarla otomatik yollarla elde edilir.

• Teklif Formu (Ad-soyad, telefon, e-posta, firma [opsiyonel], konu, mesaj içeriği): Web formu aracılığıyla doğrudan sizden (otomatik olmayan yöntem) toplanır; teklif sürecinin yürütülmesine ilişkin sözleşmenin kurulması/ifası (KVKK m.5/2-c) hukuki sebebine dayanır.
• Kurumsal Teklif (Brief) Formu (Firma adı, yetkili ad-soyad, görev/rol, e-posta, telefon, ihtiyaç/proje detayları): Web formu aracılığıyla doğrudan sizden (otomatik olmayan yöntem) toplanır; sözleşmenin kurulması/ifası (KVKK m.5/2-c) hukuki sebebine dayanır.
• İş Ortağı (Emlakçı/Pazarlama Affiliate) Paneli (Ad, e-posta, hesap şifresi [düz metin olarak saklanmaz; güçlü, tuzlanmış (salt'lı) tek-yönlü bir yöntemle hash'lenerek tutulur], komisyon/satış kayıtları): Panel üzerinden doğrudan sizden (otomatik olmayan yöntem) toplanır; sözleşmenin kurulması/ifası (KVKK m.5/2-c) ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (KVKK m.5/2-ç) hukuki sebeplerine dayanır.
• Otomatik Olarak Toplanan Veriler (IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgileri, oturum verileri, sunucu log kayıtları): Site'yi kullanmanız sırasında otomatik yöntemlerle (sunucu logları, zorunlu çerezler) toplanır; veri sorumlusunun meşru menfaati (KVKK m.5/2-f) ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (KVKK m.5/2-ç) hukuki sebeplerine dayanır.
• Analitik ve Pazarlama Verileri (analitik/reklam çerez ve etiketleri aracılığıyla elde edilen çerez/cihaz verileri): Site'yi kullanmanız sırasında, yalnızca onayınız bulunması halinde otomatik yöntemlerle toplanır; açık rıza (KVKK m.5/1) hukuki sebebine dayanır.
• İletişim Kanalları (Telefon, WhatsApp ve e-posta üzerinden ilettiğiniz kimlik ve iletişim bilgileri ile mesaj içerikleri): Doğrudan sizden (otomatik olmayan yöntem) toplanır; talebinizin niteliğine göre sözleşmenin kurulması/ifası (KVKK m.5/2-c) veya veri sorumlusunun meşru menfaati (KVKK m.5/2-f) hukuki sebeplerine dayanır.
• Google Yorumları (kamuya açık değerlendirme metni, puan ve kısaltılmış ad-soyad): İşletmemiz hakkında Google İşletme Profili'nde kamuya açık olarak yayımladığınız değerlendirmelere, kaynak belirtilerek ve ad-soyadınız kısaltılarak web sitemizde yer verilebilir; kaldırılmasını her zaman talep edebilirsiniz. Verinin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması (KVKK m.5/2-d) hukuki sebebine dayanır.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Ofis mobilyası katalog ve teklif sürecinin yürütülmesi, taleplerinizin değerlendirilmesi ve teklif hazırlanması,
• Talep, soru, öneri ve şikayetlerinizin alınması ve yanıtlanması; sizinle iletişimin sağlanması,
• İş ortağı (affiliate) panel hesaplarının oluşturulması ve yönetimi ile komisyon/satış kayıtlarının hesaplanması ve takibi,
• Site, sistem ve verilerin güvenliğinin sağlanması; dolandırıcılık, kötüye kullanım ve istenmeyen (spam) faaliyetlerin önlenmesi,
• İlgili mevzuattan doğan yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurum/kuruluşların taleplerinin karşılanması,
• Açık rızanızın bulunması halinde; web sitesi trafiğinin analizi (analitik), reklam ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi ve ölçümlenmesi.

5. İşlemenin Hukuki Sebepleri (KVKK m.5)

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. maddesinde öngörülen hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir. Her bir işleme amacı ile dayanak teşkil eden hukuki sebep eşleştirmesi aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Birden fazla hukuki sebebe dayanan işlemelerde, ASIL (öncelikli) hukuki sebep başta gösterilmiştir.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması (Veri İşleyenler ve Yurt İçi Alıcılar)

Kişisel verileriniz, işbu metinde belirtilen amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde öngörülen şartlara uygun şekilde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilmektedir. Şirketimiz, hizmet aldığı tedarikçilerden veri işleyen sıfatıyla hareket edenlerle gizlilik ve veri güvenliği yükümlülükleri içeren sözleşmeler akdetmektedir.

• E-posta teslim hizmeti sağlayıcısı (Resend): Form ve bildirim e-postalarının iletilmesi amacıyla,
• Barındırma (hosting) ve altyapı sağlayıcısı: Site'nin ve verilerin teknik olarak barındırılması ve sunulması amacıyla,
• Yalnızca açık rızanız bulunması halinde: Google (Analytics 4, Google Ads, AdSense — Google Consent Mode v2 ile), Meta Platforms (Facebook/Instagram Pixel ve sunucu taraflı Conversions API) ve TikTok (Pixel) — analitik, reklam ve ölçümleme amacıyla,
• İş ortağı (affiliate) kodu kullanılması halinde kodun sahibi iş ortağı: Teklif formunda (teklif sepeti veya kurumsal teklif formu) geçerli bir ortak kodu kullandığınızda, YALNIZCA ad-soyadınızın maskelenmiş hâli (her kelimenin ilk harfi görünür, kalanı gizlenir) ile teklif edilen ürün/kategori listesi, komisyon ve ortaklık ilişkisinin takibi amacıyla (KVKK m.5/2-f meşru menfaat) kodun sahibi iş ortağına kendi panelinde gösterilir. Telefon numaranız, e-posta adresiniz, firma adınız, mesajınız ve konum bilgileriniz iş ortağına HİÇBİR ŞEKİLDE gösterilmez,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli/idari makamlar: Yalnızca ilgili mevzuattan doğan bir hukuki yükümlülüğün gerektirmesi halinde.

7. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması (KVKK m.9)

Yukarıda belirtilen hizmet sağlayıcıların bir kısmı (örneğin Resend, Google, Meta ve TikTok) yurt dışında yerleşik olduğundan, bu hizmetlerin kullanımı kapsamında kişisel verileriniz yurt dışına aktarılabilmektedir. Yurt dışına aktarım, 7499 sayılı Kanun ile değişik KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen kademeli yapıya uygun olarak gerçekleştirilir.

Buna göre aktarım sırasıyla şu esaslara dayanır: 1) öncelikle, aktarımın yapılacağı ülke, sektör veya uluslararası kuruluş hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından verilmiş bir yeterlilik kararının bulunması; 2) yeterlilik kararı yoksa, taraflarca uygun güvencelerin (standart sözleşme veya bağlayıcı şirket kuralları gibi) sağlanması; 3) bunların da bulunmaması halinde, Kanun'un 9. maddesinde sayılan istisnai/arızi hallerin varlığı.

Açık rızaya tabi analitik ve pazarlama amaçlı aktarımlar ise yalnızca açık rızanızın bulunması ve yukarıdaki yurt dışı aktarım şartlarının sağlanması halinde gerçekleştirilir. Açık rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

8. Çerezler ve Açık Rıza Yönetimi

Site, KVKK'ya uygun bir çerez onay banner'ı ve Google Consent Mode v2 altyapısı kullanmaktadır. Site'nin çalışması için teknik olarak gerekli olan ZORUNLU çerezler, açık rızaya tabi değildir ve bunlar için onay aranmaz.

Buna karşılık, ANALİTİK ve PAZARLAMA amaçlı çerezler, açık rızanız alınmadan çalıştırılmaz ve bu amaçlarla herhangi bir veri toplanmaz. Çerez tercihlerinizi banner üzerinden yönetebilir ve verdiğiniz açık rızayı (KVKK m.5/1 kapsamında) dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

Çerez kategorileri ve kullanım amaçlarına ilişkin ayrıntılı bilgi için https://filofis.com/ adresinde yayımlanan Çerez Politikası'na başvurabilirsiniz.

9. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen süreler ile işlendikleri amacın gerektirdiği süre boyunca ve saklanması için meşru bir hukuki sebebin bulunduğu sürece muhafaza edilir.

Saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması halinde kişisel verileriniz, Şirketimizin saklama ve imha politikası çerçevesinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

10. Veri Güvenliğine İlişkin Tedbirler

Şirketimiz, işlediği kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek ile verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla, uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Bu kapsamda; erişim yetkilendirmesi, sunucu taraflı bot/spam koruması (honeypot, hız sınırlama ve görünmez proof-of-work doğrulaması), sunucu ve ağ güvenliği önlemleri ile veri minimizasyonu ilkeleri uygulanır. İş ortağı (affiliate) panel şifreleri hiçbir şekilde düz metin olarak saklanmaz; güçlü, tuzlanmış (salt'lı) tek-yönlü bir yöntemle hash'lenerek muhafaza edilir.

11. İlgili Kişinin Hakları (KVKK m.11)

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, veri sorumlusu olarak Şirketimize başvurarak kendinizle ilgili aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme ile silme/yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

12. Hakların Kullanılması ve Başvuru Usulü

Yukarıda sayılan haklarınıza ilişkin taleplerinizi, 10.03.2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca aşağıdaki yöntemlerle Şirketimize iletebilirsiniz:

• Islak imzalı yazılı dilekçe ile Tatlısu Mah. Arif Ay Sk. No: 9-13BA Ümraniye/İstanbul adresine elden veya posta yoluyla,
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanılarak,
• Daha önce Şirketimize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle [email protected] adresine.

Başvurunuzda; ad-soyad ve başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası (yabancılar için pasaport/uyruk bilgisi), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası ile talep konusunun bulunması zorunludur.

Talebiniz, niteliğine göre en kısa sürede ve her halükârda en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen yanıtın yetersiz bulunması veya süresinde yanıt verilmemesi halinde; yanıtı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz (30) gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış (60) gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunma hakkına sahipsiniz.

13. Aydınlatma Yükümlülüğü ve Açık Rıza

İşbu Aydınlatma Metni, kişisel verilerinizin hangi işleme şartına (açık rıza ya da Kanun'da öngörülen diğer işleme şartları) dayanılarak işlendiğinden bağımsız olarak, KVKK'nın 10. maddesi gereğince her halükârda yerine getirilen aydınlatma yükümlülüğünün ifasıdır.

Açık rıza gerektiren işlemeler bakımından açık rıza beyanınız, işbu Aydınlatma Metni'nden ayrı olarak alınır; aydınlatma, açık rızanın ön koşulu değildir. Açık rızaya dayalı işlemeler için verdiğiniz rızayı dilediğiniz zaman geri alma hakkına sahipsiniz.

Ek Bölüm — Ortak Paneli (Pazarlama Ortağı) Üyeliğine İlişkin Aydınlatma

Sitemizdeki Ortak Paneli'ne (pazarlama ortağı / affiliate programı) üye olan gerçek kişiler için işbu ek aydınlatma geçerlidir.

İşlenen kişisel veriler: ad-soyad, e-posta adresi, telefon numarası, şifre (hiçbir zaman düz metin olarak değil; yalnız tuzlanmış tek-yönlü hash olarak), ortak kodu, komisyon oranı ve bakiye/işlem kayıtları ile üyelik ve rıza işlemlerine ilişkin zaman damgaları ve güvenlik kayıtları (IP adresi dâhil). Üyelik ve giriş güvenliği amacıyla e-posta doğrulama bağlantıları ve tek kullanımlık giriş kodları (OTP) da işlenir.

İşleme amaçları ve hukuki sebepler: Üyelik ilişkisinin kurulması ve yürütülmesi, ortak kodu ve komisyon/bakiye hesaplarının işletilmesi KVKK m.5/2(c) uyarınca 'bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması' hukuki sebebine; güvenlik ve denetim kayıtları m.5/2(f) uyarınca meşru menfaat hukuki sebebine dayanır. Bu veriler üyeliğin zorunlu unsurudur ve ayrıca açık rızaya tabi değildir; üyelik ise tamamen isteğe bağlıdır.

Açık rızaya tabi işlemeler: Kampanya/duyuru amaçlı ticari elektronik ileti (e-posta) gönderimi ile ortaklara yönelik WhatsApp grubuna eklenme, YALNIZCA kayıt sırasında veya sonrasında ayrıca ve isteğe bağlı olarak verdiğiniz AÇIK RIZAYA dayanır (KVKK m.5/1; 6563 sayılı Kanun m.6). Açık rıza vermemeniz üyeliğinizi hiçbir şekilde etkilemez (rıza, üyelik şartına bağlanmaz). Verdiğiniz rızayı Ortak Paneli'ndeki İletişim Tercihleri bölümünden veya gönderilen e-postalardaki çıkış bağlantısından dilediğiniz an, gerekçesiz geri çekebilirsiniz. Rıza ve geri çekme işlemleri, ispat yükümlülüğü kapsamında tarih ve metin sürümü bilgisiyle kayıt altına alınır.

Kodunuzla alınan teklifler (lead görünürlüğü): Müşteriler teklif formunda ortak kodunuzu kullandığında, panelinizde YALNIZCA müşterinin ad-soyadının maskelenmiş hâli, teklif tarihi, teklif kaynağı ve teklif edilen ürün/kategori listesi gösterilir (KVKK m.5/2-f meşru menfaat; veri minimizasyonu). Müşterinin telefon, e-posta, firma ve mesaj bilgileri size gösterilmez. Bu bilgiler yalnızca komisyon/ortaklık takibi amacıyla kullanılabilir; başka amaçla kullanımı ve üçüncü kişilerle paylaşımı yasaktır.

14. Aydınlatma Metninde Değişiklik

Şirketimiz, işbu Aydınlatma Metni'nde mevzuat değişiklikleri ve iş süreçlerindeki güncellemeler doğrultusunda değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Metnin güncel sürümü her zaman https://filofis.com/ adresinde yayımlanır.

Yürürlük / Güncelleme Tarihi: 5 Temmuz 2026